Lập kế hoạch & lịch làm việc
6 phương pháp giúp bạn biến danh sách việc rối thành lịch làm việc chạy được. Bấm vào từng ô để lật và xem giải thích: là gì, cách làm, cần lưu ý gì.
Lập kế hoạch trong ngày và tuần
Chọn việc, xếp lịch và chừa chỗ cho việc phát sinh.
Time blocking (khối giờ)
Gán mỗi việc vào một khối giờ cụ thể trong lịch.
Time blocking (khối giờ)
Là gì
Thay vì chỉ giữ danh sách việc, bạn xếp từng việc vào một khối giờ cụ thể trong lịch. Cal Newport (sách Deep Work, 2016) khuyến khích cách lên kế hoạch chia ngày thành các khối giờ có tên việc cụ thể.
Cách làm
- Viết các việc cần làm hôm nay.
- Gán mỗi việc một khối giờ, ước lượng thời gian và cộng phần đệm.
- Khi lịch lệch, xếp lại các khối còn lại thay vì bỏ cả lịch.
Lưu ý
Lịch là kế hoạch có thể điều chỉnh, không phải một lời hứa tuyệt đối.
Việc quan trọng nhất (MIT)
Mỗi ngày chọn một đến ba việc quan trọng nhất và làm trước.
Việc quan trọng nhất (MIT)
Là gì
Nhiều tác giả khuyên mỗi ngày chỉ chọn một vài việc quan trọng nhất (Most Important Tasks), như Leo Babauta trong sách The Power of Less (2008) với danh sách tối đa ba việc.
Cách làm
- Tối hôm trước chọn 1-3 việc quan trọng nhất cho ngày mai.
- Làm các việc đó trước vào lúc tỉnh táo nhất.
- Phần việc còn lại là việc làm nếu còn thời gian.
Lưu ý
Danh sách việc quan trọng càng dài càng mất tác dụng. Hãy chọn ít và chọn thật.
Chừa khoảng đệm cho việc phát sinh
Kế hoạch có khoảng trống sẽ bền hơn kế hoạch kín.
Chừa khoảng đệm cho việc phát sinh
Là gì
Vì ta thường đánh giá thấp thời gian cần có (ảo tưởng lập kế hoạch), một lịch có khoảng đệm giữa các việc chịu được gián đoạn tốt hơn lịch kín từng phút.
Cách làm
- Ước lượng thời gian dựa vào lần làm trước.
- Chừa các khoảng đệm giữa việc hoặc giữa các cuộc họp.
- Khi không có việc phát sinh, dùng khoảng đệm cho việc quan trọng còn dở.
Lưu ý
Khoảng đệm không phải lãng phí, mà là phần bảo hiểm cho kế hoạch.
Quản lý danh sách việc
Thu thập, rà soát và nhìn thấy công việc để không bị sót.
GTD: thu thập và làm rõ
Đưa mọi việc ra khỏi đầu và biến chúng thành hành động cụ thể.
GTD: thu thập và làm rõ
Là gì
David Allen (sách Getting Things Done, 2001) đề xuất năm bước: thu thập, làm rõ, tổ chức, xem lại và thực hiện. Hai bước đầu giúp bạn đưa mọi việc ra khỏi đầu và biết bước hành động kế tiếp cho từng việc.
Cách làm
- Thu mọi việc vào một hộp thu thập duy nhất.
- Với mỗi việc, hỏi: có cần làm không và bước hành động kế tiếp là gì.
- Làm ngay nếu mất dưới 2 phút, nếu không thì đặt lịch, giao hoặc đưa vào danh sách.
Lưu ý
Hộp thu thập chỉ có tác dụng khi bạn xử lý nó đều đặn.
Rà soát hằng tuần (Weekly Review)
Dành thời gian cố định xem lại và cập nhật kế hoạch.
Rà soát hằng tuần (Weekly Review)
Là gì
Trong GTD, bước “xem lại” được thực hiện hằng tuần: dọn hộp thu thập, xem lịch tuần vừa qua và tuần tới, cập nhật danh sách dự án và việc kế tiếp.
Cách làm
- Dành 20-30 phút cố định mỗi tuần.
- Xem việc đã xong, việc còn dở và lý do.
- Chọn các kết quả quan trọng cho tuần tới và đặt lịch cho chúng.
Lưu ý
Hãy đặt buổi rà soát vào lịch như một cuộc họp quan trọng thì mới đều đặn được.
Personal Kanban
Nhìn thấy công việc và giới hạn số việc đang làm.
Personal Kanban
Là gì
Jim Benson và Tonianne DeMaria Barry (sách Personal Kanban, 2011) đưa ý tưởng Kanban vào công việc cá nhân với hai nguyên tắc: hình dung công việc và giới hạn số việc đang làm cùng lúc.
Cách làm
- Kẻ ba cột: Cần làm, Đang làm, Xong.
- Đặt giới hạn cho cột “Đang làm”, ví dụ 2-3 việc.
- Chỉ kéo việc mới sang “Đang làm” khi còn chỗ trống.
Lưu ý
Giới hạn việc đang làm là phần quan trọng nhất. Thiếu nó, bảng chỉ còn là một danh sách.