Nguyên tắc & tư duy quản lý thời gian
6 khái niệm nền tảng giúp bạn hiểu vì sao thời gian dễ trôi mất và cách nghĩ đúng về việc dùng thời gian. Bấm vào từng ô để lật và xem giải thích: là gì, cách làm, cần lưu ý gì.
Biết thời gian đi đâu
Đo thời gian thật và ước lượng sát thực tế hơn.
Nhật ký thời gian (Drucker)
Biết thời gian thật sự đi đâu trước khi tìm cách quản lý nó.
Nhật ký thời gian (Drucker)
Là gì
Peter Drucker (sách The Effective Executive, 1967) khuyên người điều hành bắt đầu bằng việc ghi lại thời gian đã dùng, thay vì dựa vào trí nhớ hay cảm giác, vì ta thường nhớ sai thời gian mình đã bỏ ra.
Cách làm
- Trong 3-5 ngày làm việc, cứ 30-60 phút ghi lại bạn đang làm gì.
- Xếp các hoạt động vào nhóm: việc quan trọng, họp, email, gián đoạn, việc vặt.
- Chọn 1-2 mục ngốn nhiều thời gian mà ít giá trị để bỏ, giao hoặc gộp lại.
Lưu ý
Hãy ghi trung thực, kể cả lúc lướt điện thoại. Đây là cách để hiểu mình, không phải để tự trách.
Định luật Parkinson
Công việc có xu hướng giãn ra để lấp đầy thời gian được cho phép.
Định luật Parkinson
Là gì
Cyril Northcote Parkinson nêu nhận xét này năm 1955 trên tạp chí The Economist: công việc giãn ra cho vừa với thời gian có sẵn. Hạn chót rộng thường làm việc kéo dài chứ không làm bạn xong sớm hơn.
Cách làm
- Đặt hạn nội bộ ngắn hơn hạn thật.
- Chia việc thành các cột mốc nhỏ, mỗi cột mốc có ngày cụ thể.
- Giới hạn thời gian cho từng bước, ví dụ “40 phút cho bản nháp”.
Lưu ý
Hạn quá gắt gây căng thẳng và sai sót. Hãy đặt mức đủ thử thách nhưng khả thi.
Ảo tưởng lập kế hoạch & luật Hofstadter
Ta thường đánh giá thấp thời gian cần có, ngay cả khi đã từng trễ nhiều lần.
Ảo tưởng lập kế hoạch & luật Hofstadter
Là gì
Daniel Kahneman và Amos Tversky (1979) mô tả “ảo tưởng lập kế hoạch” (planning fallacy): xu hướng đánh giá quá thấp thời gian cần thiết. Douglas Hofstadter (1979) nói vui rằng mọi việc luôn lâu hơn dự kiến, kể cả khi đã tính đến điều đó.
Cách làm
- Nhìn lại thời gian thực tế của các việc tương tự bạn đã làm.
- Chia việc thành các bước nhỏ và ước lượng từng bước.
- Cộng phần đệm cho việc phát sinh trước khi báo hạn.
Lưu ý
Hỏi người từng làm việc tương tự để có góc nhìn từ bên ngoài, vì cảm giác của riêng bạn thường lạc quan.
Chọn điều đáng làm
Cân nhắc đánh đổi và tập trung vào kết quả.
Chi phí cơ hội
Mỗi giờ dùng cho việc này là một giờ không dùng được cho việc khác.
Chi phí cơ hội
Là gì
Khái niệm trong kinh tế học: giá trị của lựa chọn tốt nhất mà bạn phải bỏ qua khi chọn một việc. Với thời gian, mỗi lời đồng ý (họp, dự án, nhờ vả) luôn kèm theo một việc bị gạt sang bên.
Cách làm
- Trước khi nhận việc hay họp, hỏi: nếu không dùng giờ này vào đây thì mình làm được gì?
- Viết ra việc sẽ bị hoãn hoặc bỏ.
- Chỉ nhận khi giá trị của việc mới lớn hơn việc bị bỏ.
Lưu ý
Không phải việc nào cũng cần tính toán kỹ. Hãy dùng cho những quyết định tốn nhiều thời gian.
Hiệu suất và hiệu quả
Làm đúng việc quan trọng hơn làm nhanh một việc bất kỳ.
Hiệu suất và hiệu quả
Là gì
Nhiều người phân biệt “làm cho đúng cách” (hiệu suất) với “làm đúng việc” (hiệu quả); câu này thường được gán cho Peter Drucker. Quản lý thời gian tốt trước hết là chọn đúng việc, sau đó mới làm nhanh.
Cách làm
- Mỗi sáng chọn 1-3 việc tạo ra kết quả đáng kể nhất.
- Làm các việc đó trước khi mở email hay chat.
- Cuối ngày đánh giá theo kết quả đã đạt, không theo số việc đã gạch.
Lưu ý
Làm rất nhanh một việc không cần thiết vẫn là lãng phí thời gian.
Bốn nghìn tuần (Oliver Burkeman)
Chấp nhận mình không thể làm hết mọi việc, rồi chọn điều quan trọng.
Bốn nghìn tuần (Oliver Burkeman)
Là gì
Oliver Burkeman (sách Four Thousand Weeks, 2021) lập luận rằng một đời người trung bình chỉ khoảng bốn nghìn tuần, nên danh sách việc sẽ không bao giờ hết. Cách nghĩ hữu ích là chấp nhận giới hạn và chọn có chủ đích.
Cách làm
- Chấp nhận danh sách việc sẽ không bao giờ trống.
- Chọn vài việc thật sự quan trọng để dành thời gian tốt nhất cho chúng.
- Chủ động nói “không” hoặc “chưa” với phần còn lại.
Lưu ý
Ý chính là lựa chọn có chủ đích, không phải buông xuôi. Chọn ít đi để làm kỹ hơn.