Quản lý email, họp & giao tiếp
6 khái niệm và nguyên tắc giúp bạn giữ email và cuộc họp trong tầm kiểm soát. Bấm vào từng ô để lật và xem giải thích: là gì, cách làm, cần lưu ý gì.
Email và lịch làm việc
Cách xử lý hộp thư và hiểu nhịp lịch của mỗi người.
Inbox Zero (Merlin Mann)
Không để hộp thư chiếm đầu óc, dù số thư chưa về 0.
Inbox Zero (Merlin Mann)
Là gì
Merlin Mann giới thiệu “Inbox Zero” năm 2006 trên blog 43 Folders. Ông định nghĩa nó là khoảng thời gian bộ não bạn phải ở trong hộp thư, tức là mục tiêu không phải số 0 mà là giải phóng đầu óc khỏi hộp thư.
Cách làm
- Với mỗi thư, quyết định nhanh: xóa hoặc lưu trữ, trả lời nếu ngắn, giao người khác, hoặc đặt lịch xử lý.
- Dùng bộ lọc cho thư tự động và bản tin.
- Dành khung giờ cố định để xử lý hộp thư.
Lưu ý
Đừng biến hộp thư thành danh sách việc. Việc cần làm lâu nên chuyển sang danh sách và lịch.
Xem email theo khung giờ
Gom việc xem email vào vài lần cố định mỗi ngày.
Xem email theo khung giờ
Là gì
Kostadin Kushlev và Elizabeth Dunn (2015) cho 124 người trưởng thành giới hạn việc xem email ở ba lần mỗi ngày trong một tuần, và so với tuần xem tùy ý. Nhóm xem ít lần ghi nhận bớt căng thẳng hơn.
Cách làm
- Chọn 2-3 khung giờ để xem email.
- Tắt thông báo ngoài các khung giờ đó.
- Báo đồng nghiệp cách liên lạc khi khẩn, ví dụ gọi điện.
Lưu ý
Một nghiên cứu nhỏ chưa nói được mọi người đều hợp cách này. Hãy thử và điều chỉnh theo đặc thù công việc.
Lịch của người làm và người quản lý
Mỗi người có một nhịp lịch khác nhau nên họp ảnh hưởng khác nhau.
Lịch của người làm và người quản lý
Là gì
Paul Graham (bài viết năm 2009) phân biệt lịch của người quản lý, chia ngày thành các khung giờ cho họp và trao đổi, với lịch của người làm (maker), cần những khối thời gian dài để tập trung. Một cuộc họp giữa buổi có thể làm hỏng cả buổi của người làm.
Cách làm
- Xác định bạn và đồng nghiệp chủ yếu theo lịch nào.
- Gom họp vào các khung cố định, để dành khối dài cho việc cần tập trung.
- Cân nhắc có thể thay họp bằng văn bản hoặc tin nhắn không.
Lưu ý
Nhiều người vừa là người làm vừa là người quản lý. Hãy tách rõ khối thời gian cho từng vai.
Họp và giao tiếp
Chọn loại họp phù hợp và giảm phụ thuộc vào cuộc họp.
Bốn loại họp (Lencioni)
Mỗi loại họp có mục đích và độ dài riêng, đừng gộp vào một buổi.
Bốn loại họp (Lencioni)
Là gì
Patrick Lencioni (sách Death by Meeting, 2004) đề xuất tách các cuộc họp theo mục đích: họp ngắn hằng ngày để cập nhật, họp chiến thuật hằng tuần, họp chiến lược hằng tháng và họp rà soát ngoài văn phòng hằng quý.
Cách làm
- Liệt kê các cuộc họp của đội và mục đích thật của chúng.
- Tách họp cập nhật khỏi họp quyết định và họp chiến lược.
- Giữ họp cập nhật thật ngắn và họp chiến lược đủ thời gian để bàn sâu.
Lưu ý
Không nhất thiết áp dụng đủ bốn loại. Điều cần giữ là mỗi cuộc họp có một mục đích rõ.
Họp đọc trước (bản ghi nhớ của Amazon)
Dùng văn bản được đọc kỹ thay cho trình chiếu.
Họp đọc trước (bản ghi nhớ của Amazon)
Là gì
Theo thông tin công khai, Jeff Bezos giới thiệu từ năm 2004 cách họp tại Amazon: thay vì trình chiếu, mọi người im lặng đọc một bản ghi nhớ dạng văn xuôi dài vài trang ở đầu cuộc họp rồi mới thảo luận. Ông cho rằng viết văn xuôi buộc người viết nghĩ rõ hơn.
Cách làm
- Người đề xuất viết bản ghi nhớ ngắn: vấn đề, phương án, đề xuất.
- Đầu buổi họp dành vài phút để mọi người đọc.
- Sau đó thảo luận và chốt quyết định.
Lưu ý
Cách này hợp với các quyết định phức tạp. Với việc đơn giản, một email ngắn là đủ.
Giao tiếp bất đồng bộ
Trao đổi để người nhận trả lời khi tiện, không cần cùng lúc.
Giao tiếp bất đồng bộ
Là gì
GitLab, một công ty làm việc từ xa, đưa giao tiếp bất đồng bộ vào cẩm nang công ty: tiến hành công việc mà không cần mọi người cùng online một lúc, nhờ ghi đầy đủ vào tài liệu và kênh chung.
Cách làm
- Viết trọn ý một lần: bối cảnh, yêu cầu, hạn.
- Ghi quyết định và lý do ở một nơi chung.
- Thống nhất thời gian phản hồi hợp lý cho từng loại việc.
Lưu ý
Việc cần phản hồi ngay vẫn nên gọi trực tiếp. Bất đồng bộ không có nghĩa là không bao giờ nói chuyện trực tiếp.