Nguyên tắc & tư duy quản lý thời gian
18 tình huống thường gặp ở nơi làm việc, chia theo 6 nhóm, cho người đi làm và người quản lý. Với mỗi tình huống, bạn đoán thử cách làm là nên hay không nên, rồi lật xem đáp án và cách làm tốt hơn.
Nhóm 1: Biết thời gian thực sự đi đâu
Cuối ngày bạn mệt mà việc quan trọng vẫn chưa làm, và không rõ thời gian đã trôi đi đâu.
Bạn tự nhủ “mai sẽ cố gắng hơn” mà không xem lại ngày hôm nay.
Vì sao: Không biết thời gian đã dùng vào đâu thì khó thay đổi có chủ đích. “Cố gắng hơn” chỉ dựa vào cảm giác và thường lặp lại đúng kết quả cũ.
Sau một tuần ghi nhật ký thời gian, bạn thấy mỗi ngày có khoảng hai tiếng trôi qua cho email và chat không có kế hoạch.
Bạn đặt ba khung giờ cố định để xem email và chat, thử trong hai tuần rồi so sánh với tuần cũ.
Vì sao: Có dữ liệu thật thì thay đổi mới cụ thể. Thử trong thời gian ngắn rồi so sánh giúp bạn biết cách làm mới có hiệu quả hay không.
Một đồng nghiệp nói “tôi bận kinh khủng, cả ngày không ngừng tay”.
Bạn nghĩ bận nghĩa là làm nhiều việc quan trọng và cố “bận” như vậy để được coi là chăm chỉ.
Vì sao: Bận rộn không đồng nghĩa với hiệu quả. Nhiều người bận vì việc vặt, họp không cần thiết và bị gián đoạn liên tục.
Nhóm 2: Ước lượng thời gian & lập kế hoạch
Bạn thường ước lượng báo cáo tuần mất 2 giờ, nhưng thực tế hầu như lần nào cũng mất gần gấp đôi.
Tuần sau bạn vẫn lập kế hoạch với con số 2 giờ như cũ.
Vì sao: Đây là “ảo tưởng lập kế hoạch” (planning fallacy): con người có xu hướng đánh giá thấp thời gian cần có, kể cả khi đã nhiều lần trễ hạn.
Bạn lập kế hoạch tuần cho một dự án nhỏ.
Bạn ghi lại số giờ thực tế đã mất cho các việc tương tự lần trước, cộng thêm phần đệm và để trống một vài khoảng cho việc phát sinh.
Vì sao: Số liệu đã xảy ra thật giúp ước lượng sát hơn, còn khoảng đệm giúp một sự cố nhỏ không làm trễ cả tuần.
Lịch của bạn kín từ 8h đến 17h, không chừa khoảng trống nào.
Bạn tự hào vì “tận dụng từng phút”.
Vì sao: Việc phát sinh, cuộc gọi hay họp đột xuất xảy ra gần như mỗi ngày. Lịch kín khiến một việc trễ kéo theo trễ cả ngày và tạo căng thẳng.
Nhóm 3: Bận rộn không phải là hiệu quả
Cuối ngày, bạn đã gạch xong hơn chục việc nhỏ trong danh sách nhưng bản báo cáo quan trọng vẫn chưa động tới.
Bạn coi hôm nay là một ngày thành công vì “làm được nhiều việc”.
Vì sao: Gạch được nhiều việc nhỏ mang lại cảm giác tốt, nhưng việc quan trọng mới tạo ra kết quả. Cách tính này khiến việc lớn bị đẩy lùi mãi.
Cuối ngày làm việc, bạn muốn rút kinh nghiệm cho ngày mai.
Bạn tự hỏi: “Việc nào hôm nay thật sự đưa mình và đội gần hơn đến mục tiêu?” và ghi lại để làm gợi ý cho ngày hôm sau.
Vì sao: Quay về kết quả giúp bạn nhìn ra việc nào đáng làm. Ghi lại để ngày mai bắt đầu với định hướng rõ ràng.
Sếp giao thêm một việc mới trong khi bạn đã có nhiều việc đang chạy.
Bạn nhận ngay vì “việc nào cũng quan trọng”.
Vì sao: Nếu việc nào cũng quan trọng thì thực chất chưa có ưu tiên. Thời gian có hạn nên nhận thêm việc nghĩa là phải hoãn hoặc bỏ việc khác.
Nhóm 4: Hạn chót & tâm lý kéo dài việc
Hạn nộp báo cáo là thứ Sáu, nhưng bạn thường chỉ bắt đầu từ chiều thứ Năm vì “có áp lực mới làm tốt”.
Bạn làm gấp suốt đêm để kịp hạn.
Vì sao: Theo định luật Parkinson, công việc có xu hướng giãn ra để lấp đầy thời gian được cho phép. Dồn đến phút chót khiến chất lượng không ổn định và dễ trễ khi có sự cố.
Bạn có một tuần để chuẩn bị bài thuyết trình.
Bạn đặt hạn nội bộ: bản nháp xong thứ Hai, chỉnh sửa thứ Tư, tập thử thứ Năm.
Vì sao: Chia cột mốc tạo nhịp làm việc đều, giảm tình trạng việc giãn ra, và chừa thời gian cho sự cố hoặc góp ý bất ngờ.
Bạn chuẩn bị một bài thuyết trình nội bộ chỉ 10 phút.
Bạn dành 3 tiếng chỉnh màu sắc và phông chữ cho “thật hoàn hảo”.
Vì sao: Công việc giãn ra theo thời gian được cho phép. Cầu toàn ở chi tiết nhỏ làm mất thời gian của việc quan trọng hơn như nội dung và luyện tập.
Nhóm 5: Chi phí cơ hội & việc quan trọng
Bạn được mời vào cuộc họp hai tiếng nhưng không rõ mục đích và vai trò của mình.
Bạn nhận lời vì ngại từ chối.
Vì sao: Mỗi giờ nhận lời là một giờ không thể dùng cho việc khác (chi phí cơ hội). Họp không rõ mục đích thường là nơi thời gian bị mất âm thầm nhất.
Bạn đang cân nhắc nhận thêm một dự án phụ.
Bạn viết ra số giờ dự án cần mỗi tuần và liệt kê việc hiện tại sẽ phải hoãn hoặc bỏ, rồi mới trả lời.
Vì sao: Nhìn rõ điều phải đánh đổi giúp quyết định có cơ sở, thay vì nhận trước rồi mới tìm cách xoay xở.
Bạn muốn học thêm một kỹ năng mới và tập thể dục đều đặn.
Bạn chờ đến khi nào “rảnh” mới bắt đầu.
Vì sao: Thời gian rảnh hiếm khi tự xuất hiện. Việc quan trọng nhưng không gấp thường bị việc gấp đẩy lùi mãi.
Nhóm 6: Người quản lý & văn hóa thời gian
Là quản lý, bạn đánh giá sự chăm chỉ qua việc ai ở lại muộn và ai trả lời tin nhắn nhanh nhất.
Bạn khen những người ở lại muộn và nhắc những người về đúng giờ.
Vì sao: Cách đo này khuyến khích sự bận rộn thay vì hiệu quả. Nhân viên sẽ “diễn” để được thấy, và người làm việc hiệu quả bị đánh giá thấp.
Một nhân viên của bạn từ chối khéo một yêu cầu không thuộc ưu tiên của nhóm và đề xuất người khác phù hợp hơn.
Bạn ghi nhận cách làm đó và cùng xác nhận lại thứ tự ưu tiên của nhóm.
Vì sao: Khi người nói “không” có lý do và có đề xuất mà vẫn được ghi nhận, cả nhóm sẽ biết ưu tiên là điều được tôn trọng.
Là trưởng phòng, bạn giao việc “gấp” liên tục nhưng không nói việc nào quan trọng hơn.
Bạn để nhân viên tự đoán thứ tự.
Vì sao: Khi việc nào cũng gấp thì thực chất không có ưu tiên. Nhân viên thường làm theo việc của người nhắc nhiều nhất hoặc to tiếng nhất, không theo giá trị.
Ghi nhớ
Nội dung mang tính tham khảo chung. Hãy điều chỉnh theo đặc thù công việc và quy định của doanh nghiệp bạn.