Lập kế hoạch & lịch làm việc
18 tình huống thường gặp ở nơi làm việc, chia theo 6 nhóm, cho người đi làm và người quản lý. Với mỗi tình huống, bạn đoán thử cách làm là nên hay không nên, rồi lật xem đáp án và cách làm tốt hơn.
Nhóm 1: Kế hoạch ngày và tuần
Sáng nào bạn cũng mở máy và làm theo thứ gì đập vào mắt đầu tiên, không có kế hoạch từ trước.
Bạn nghĩ “linh hoạt theo hứng” là cách làm việc hiệu quả nhất.
Vì sao: Không có kế hoạch, việc của người khác và các thông báo sẽ quyết định ngày của bạn. Đến cuối ngày việc quan trọng thường chưa được làm.
Đầu tuần, bạn muốn tuần này không bị cuốn đi.
Bạn dành 20 phút xem lịch và các hạn chót, chọn ba kết quả quan trọng nhất của tuần, rồi xếp thời gian cho chúng vào lịch.
Vì sao: Nhìn cả tuần giúp bạn thấy các hạn chót và các khoảng trống. Việc đặt lịch cho kết quả quan trọng trước khiến chúng ít bị việc khác lấn sang.
Danh sách việc hôm nay của bạn có 25 mục.
Bạn tin mình sẽ làm hết trong một ngày.
Vì sao: Danh sách quá dài gần như chắc chắn không làm xong, dễ gây nản và khiến việc quan trọng bị chìm giữa việc nhỏ.
Nhóm 2: Xếp việc vào lịch (time blocking)
Bạn có danh sách việc rất rõ nhưng không đặt giờ cho việc nào.
Mỗi khi có khoảng trống, bạn không biết nên làm gì và thường mở email cho “có việc”.
Vì sao: Danh sách chỉ nói việc gì, còn lịch mới nói khi nào. Không có giờ cụ thể, thời gian trống dễ bị lấp bằng việc dễ làm hoặc việc của người khác.
Bạn muốn có thời gian yên tĩnh cho việc quan trọng nhất.
Bạn chặn khung 9-11h trong lịch cho việc đó, ghi rõ tên việc, và để riêng một khối chiều cho các việc vặt như email và duyệt giấy tờ.
Vì sao: Gom việc cùng loại vào một khối giúp bạn ít phải đổi qua đổi lại. Ghi rõ tên việc và hiển thị trên lịch để người khác biết khung giờ đó đã có việc.
Bạn lên lịch kín từng phút. Một cuộc họp đột xuất chen vào buổi sáng và cả lịch hôm đó đổ vỡ.
Bạn bỏ luôn lịch và làm theo cảm giác vì “lịch không phù hợp thì thôi”.
Vì sao: Lịch là kế hoạch có thể điều chỉnh, không phải một lời hứa tuyệt đối. Bỏ cả lịch chỉ vì lệch một chút làm bạn mất phần lợi ích còn lại.
Nhóm 3: Thu thập và tổ chức danh sách việc
Bạn ghi việc rải rác: vài tờ giấy nhớ, vài tin nhắn gửi cho chính mình, một cuốn sổ và trong đầu.
Bạn nghĩ “mình nhớ được hết”.
Vì sao: Việc nằm nhiều nơi dễ bị sót và tốn sức nhớ. Cái đầu dùng để nghĩ thì tốt hơn dùng để nhớ.
Bạn có một hộp thu thập duy nhất cho mọi việc phát sinh.
Cuối ngày bạn xem lại hộp đó và quyết định từng việc: làm ngay nếu dưới 2 phút, đặt lịch, giao cho người khác hoặc bỏ.
Vì sao: Thu thập về một nơi rồi xử lý định kỳ giúp không bỏ sót việc, và quy tắc 2 phút giúp xử lý nhanh những việc nhỏ.
Trong danh sách của bạn có những dòng như “Báo cáo”, “Dự án A”, “Đào tạo”.
Mỗi lần nhìn vào danh sách, bạn không biết bắt đầu từ đâu và hay lướt qua.
Vì sao: Những dòng mơ hồ là dự án chứ chưa phải hành động. Não không biết làm gì đầu tiên nên dễ trì hoãn.
Nhóm 4: Rà soát và điều chỉnh kế hoạch
Bạn lập kế hoạch tuần rất kỹ nhưng chưa bao giờ xem lại.
Đến cuối tuần bạn không nhớ đã làm được gì, việc nào còn dở.
Vì sao: Không rà soát thì không rút được kinh nghiệm, ước lượng lần sau vẫn lệch như cũ và việc dở dang bị quên.
Cuối tuần, bạn xem lại tuần vừa qua.
Bạn ghi ba việc đã xong, một việc không kịp cùng lý do, và điều chỉnh thời gian ước lượng cho tuần sau.
Vì sao: Ghi cả điều đã làm và điều chưa làm giúp bạn thấy mô hình lặp lại, từ đó điều chỉnh kế hoạch sát thực tế hơn.
Ngày đầu tuần, kế hoạch của bạn đã lệch vì nhiều việc phát sinh.
Bạn nghĩ cả tuần coi như hỏng và làm việc theo kiểu chữa cháy.
Vì sao: Một ngày lệch không có nghĩa cả tuần hỏng. Bỏ kế hoạch quá sớm khiến các việc quan trọng của tuần bị đẩy sát hạn.
Nhóm 5: Kế hoạch cho dự án và đội nhóm
Dự án của nhóm kéo dài ba tháng nhưng chỉ có một hạn chót ở cuối.
Cả nhóm chỉ biết mình trễ khi đã sát ngày.
Vì sao: Không có cột mốc trung gian thì khó nhìn thấy tiến độ thật, và vấn đề thường lộ ra khi đã quá muộn.
Là quản lý, bạn muốn cả nhóm thấy rõ ai đang làm gì.
Bạn dùng một bảng ba cột “Cần làm – Đang làm – Xong” và giới hạn số việc được ở cột “Đang làm” cho mỗi người.
Vì sao: Bảng giúp mọi người cùng thấy công việc, còn giới hạn việc đang làm giúp mỗi người hoàn thành việc đã nhận trước khi nhận thêm.
Là trưởng nhóm, bạn tự lập kế hoạch cho cả đội rồi thông báo thời gian cho từng người.
Bạn không hỏi người thực hiện ước lượng bao lâu.
Vì sao: Người làm trực tiếp biết rõ độ khó và rủi ro. Kế hoạch áp đặt thường lạc quan quá mức và nhóm ít cam kết.
Nhóm 6: Lịch phù hợp với nhịp làm việc
Bạn xếp việc cần suy nghĩ nhiều vào 14h-15h, lúc bạn hay buồn ngủ nhất, còn buổi sáng lại dành cho email.
Bạn thấy chiều nào cũng làm việc chậm và mệt.
Vì sao: Mỗi người có khung giờ sung sức khác nhau. Xếp việc khó vào lúc kém tỉnh táo khiến cả hai đều kém hiệu quả.
Bạn muốn ngày làm việc có điểm bắt đầu và điểm kết thúc rõ ràng.
Bạn đặt giờ kết thúc trong lịch cùng một khối 10 phút cuối ngày để xem lại và lên kế hoạch cho ngày mai.
Vì sao: Có điểm kết thúc giúp bạn không kéo dài công việc vô hạn, và 10 phút lập kế hoạch cuối ngày giúp sáng hôm sau bắt đầu ngay vào việc.
Là quản lý, bạn xếp tám cuộc họp liên tiếp trong ngày, hết cuộc này sang cuộc khác.
Bạn nghĩ như vậy tiết kiệm thời gian.
Vì sao: Họp liên tiếp không chừa thời gian ghi chép, chuẩn bị hay nghỉ, nên chất lượng họp giảm và việc sau họp bị dồn lại.
Ghi nhớ
Nội dung mang tính tham khảo chung. Hãy điều chỉnh theo đặc thù công việc và quy định của doanh nghiệp bạn.