Quản lý email, họp & giao tiếp
18 tình huống thường gặp ở nơi làm việc, chia theo 6 nhóm, cho người đi làm và người quản lý. Với mỗi tình huống, bạn đoán thử cách làm là nên hay không nên, rồi lật xem đáp án và cách làm tốt hơn.
Nhóm 1: Xử lý email hằng ngày
Mỗi khi có thông báo email mới, bạn mở xem ngay và cả ngày kiểm tra hộp thư liên tục.
Bạn nghĩ như vậy là phản hồi nhanh và chuyên nghiệp.
Vì sao: Mỗi lần mở email là một lần bị cắt ngang việc đang làm, và việc kiểm tra liên tục làm tăng căng thẳng. Một nghiên cứu năm 2015 cho thấy người giới hạn kiểm tra email ở ba lần mỗi ngày bớt căng thẳng hơn.
Bạn muốn lấy lại thời gian cho việc quan trọng.
Bạn xem email vào ba khung giờ cố định trong ngày, tắt thông báo, và báo đồng nghiệp rằng việc khẩn thì gọi điện.
Vì sao: Gom email vào vài khung giờ giúp bạn ít bị cắt ngang. Báo trước cách liên lạc khi khẩn khiến người khác yên tâm.
Hộp thư của bạn có hơn ba nghìn email chưa đọc. Mỗi lần cần tìm thư quan trọng bạn mất rất nhiều thời gian.
Bạn nghĩ “để đó, khi nào rảnh sẽ dọn”.
Vì sao: Hộp thư đầy khiến bạn luôn thấy áp lực và dễ bỏ sót thư quan trọng. “Khi nào rảnh” thường không bao giờ đến.
Nhóm 2: Viết email rõ ràng
Bạn viết một email dài tám đoạn với tiêu đề “Xin ý kiến”. Điều bạn cần người nhận làm nằm ở đoạn cuối.
Bạn gửi đi và chờ phản hồi.
Vì sao: Người nhận thường chỉ đọc vài dòng đầu. Tiêu đề chung chung và yêu cầu nằm cuối khiến email dễ bị bỏ qua hoặc trả lời sai ý.
Bạn cần cấp trên duyệt một khoản ngân sách.
Bạn viết tiêu đề “Cần duyệt trước 16h thứ Năm: ngân sách đào tạo quý 4”, dòng đầu nêu rõ cần duyệt gì, bên dưới là thông tin chi tiết.
Vì sao: Tiêu đề nói rõ việc và hạn, dòng đầu nêu yêu cầu nên người nhận biết ngay cần làm gì. Phần chi tiết ở dưới dành cho ai muốn đọc thêm.
Bạn thường CC cả phòng vào mọi email “cho mọi người biết” và hay bấm “Trả lời tất cả”.
Bạn nghĩ càng minh bạch càng tốt.
Vì sao: CC quá rộng làm mọi người nhận nhiều thư không liên quan và không ai biết mình phải làm gì. Việc “Trả lời tất cả” không cần thiết làm hộp thư của nhiều người đầy thêm.
Nhóm 3: Chuẩn bị cuộc họp
Bạn tổ chức họp một giờ cho 12 người để “trao đổi chung” về dự án mới, không gửi nội dung trước.
Bạn nghĩ họp càng đông thì càng dễ thống nhất.
Vì sao: Họp không mục tiêu rõ và không chuẩn bị thường kéo dài mà ít kết quả. Đông người làm mỗi người nói ít và nhiều người không cần có mặt.
Bạn sắp họp với bộ phận khác để chốt kế hoạch triển khai.
Bạn gửi trước nội dung gồm ba mục kèm mục tiêu “cuối họp cần chốt lịch triển khai” và tài liệu đọc trước, rồi chỉ mời người cần quyết hoặc cung cấp thông tin.
Vì sao: Mục tiêu và tài liệu gửi trước giúp mọi người đến họp đã sẵn sàng, còn danh sách mời gọn giúp họp nhanh và có quyết định.
Bạn nhận lời mời họp hai tiếng mà không biết mục đích và vai trò của mình.
Bạn nhận lời để tránh phật ý.
Vì sao: Mỗi lần nhận một cuộc họp không rõ mục đích là một lần mất thời gian của bạn mà không rõ giá trị mang lại.
Nhóm 4: Trong họp và sau họp
Cuộc họp kết thúc đúng giờ nhưng không ai nhắc lại việc cần làm tiếp.
Mọi người ra về và nghĩ “chắc có ai đó lo”.
Vì sao: Không chốt người chịu trách nhiệm và hạn thì phần lớn việc sau họp sẽ không ai làm, và cuộc họp sau lại phải bàn lại.
Bạn điều hành một cuộc họp nhóm.
Bạn nhờ một người giữ giờ, một người ghi chép, và cuối họp đọc lại ba quyết định cùng việc cần làm.
Vì sao: Phân vai rõ giúp họp đúng giờ và không bị bỏ sót nội dung. Đọc lại cuối họp giúp mọi người cùng hiểu một cách.
Trong cuộc họp, hai người tranh luận lại điều đã chốt từ tuần trước, và người điều hành để họ nói mãi.
Cuộc họp kéo dài thêm nửa tiếng.
Vì sao: Tranh luận lại chuyện đã chốt hoặc ngoài chủ đề làm các nội dung cần quyết định bị thiếu thời gian.
Nhóm 5: Chat nhóm & giao tiếp không cần cùng lúc
Bạn nhắn đồng nghiệp lúc 22h: “Anh/chị ơi” rồi chờ họ trả lời mới nói là việc gì.
Bạn nghĩ nhắn trước cho họ chú ý.
Vì sao: Tin nhắn thiếu nội dung buộc người nhận phải trả lời qua lại, làm mất thời gian của cả hai và gây áp lực ngoài giờ.
Nhóm của bạn thống nhất quy ước giao tiếp.
Việc khẩn thì gọi điện, việc thường nhắn chat và phản hồi trong vài giờ làm việc, các thảo luận quan trọng được ghi lại ở một nơi chung.
Vì sao: Quy ước rõ giúp mọi người biết khi nào cần trả lời ngay, khi nào có thể để tập trung. Ghi lại ở một nơi chung giúp người khác tra cứu sau này.
Các quyết định quan trọng của nhóm nằm rải rác trong tin nhắn riêng của từng người.
Người mới vào nhóm hỏi lại từng người vì không tìm được lý do của các quyết định.
Vì sao: Thông tin nằm trong các cuộc trò chuyện riêng làm cả nhóm mất thời gian hỏi đi hỏi lại và dễ hiểu lệch.
Nhóm 6: Người quản lý & văn hóa họp
Là quản lý, bạn họp giao ban một tiếng mỗi sáng để từng người đọc lại báo cáo của mình.
Bạn nghĩ như vậy mọi người đều nắm tình hình.
Vì sao: Đọc lại báo cáo trong họp tốn thời gian của cả nhóm mà ít giá trị, vì ai cũng có thể đọc nhanh hơn nếu gửi trước.
Là quản lý, bạn muốn đội có thời gian tập trung làm việc.
Bạn gom các cuộc họp vào vài buổi cố định trong tuần và giữ một số buổi chiều không họp cho cả đội.
Vì sao: Người làm việc cần thời gian liền mạch để tập trung, một cuộc họp giữa buổi dễ phá vỡ cả buổi. Gom họp giúp bảo vệ khối thời gian đó.
Là quản lý, bạn đặt một cuộc họp “nhanh 15 phút” vào giữa buổi sáng, đây là lần thứ ba trong ngày.
Bạn nghĩ cuộc họp ngắn thì không ảnh hưởng gì.
Vì sao: Với người cần tập trung dài, một cuộc họp ngắn giữa buổi cũng làm đứt mạch làm việc và mất thêm thời gian để vào lại.
Ghi nhớ
Nội dung mang tính tham khảo chung. Hãy điều chỉnh theo đặc thù công việc và quy định của doanh nghiệp bạn.