Quản lý thời gian cho người quản lý & lãnh đạo
6 góc nhìn giúp người quản lý và lãnh đạo hiểu thời gian của mình bị chia nhỏ thế nào và dùng ở đâu để tạo nhiều giá trị nhất. Bấm vào từng ô để lật và xem giải thích: là gì, cách làm, cần lưu ý gì.
Hiểu thời gian của người quản lý
Thời gian bị chia nhỏ thế nào và nên dùng ở đâu để tạo nhiều giá trị.
Công việc quản lý bị chia nhỏ (Mintzberg)
Ngày làm việc của người quản lý vốn ngắn, đa dạng và bị cắt ngang.
Công việc quản lý bị chia nhỏ (Mintzberg)
Là gì
Henry Mintzberg (sách The Nature of Managerial Work, 1973) theo dõi công việc thực tế của năm giám đốc điều hành và thấy rằng công việc của họ mang tính ngắn, đa dạng và bị chia nhỏ, chứ không phải những khoảng suy nghĩ liền mạch như nhiều người tưởng.
Cách làm
- Ghi lại một tuần làm việc để thấy mức độ bị chia nhỏ của chính bạn.
- Chấp nhận gián đoạn là bản chất công việc và thiết kế quanh nó.
- Giữ vài khối thời gian cố định cho việc cần tập trung và giờ tiếp nhận cho đội.
Lưu ý
Nghiên cứu mẫu nhỏ và từ nhiều năm trước, nhưng cảm nhận về công việc bị chia nhỏ vẫn rất quen thuộc.
Người điều hành hiệu quả (Drucker)
Bắt đầu từ việc biết thời gian mình đang dùng vào đâu.
Người điều hành hiệu quả (Drucker)
Là gì
Peter Drucker (sách The Effective Executive, 1967) nêu năm thói quen của người điều hành hiệu quả: quản lý thời gian, tập trung vào đóng góp, phát huy điểm mạnh, ưu tiên việc quan trọng nhất và ra quyết định hiệu quả. Ông đặt quản lý thời gian ở vị trí đầu tiên.
Cách làm
- Ghi lại cách dùng thời gian trong vài tuần.
- Loại bỏ việc không còn đóng góp và việc người khác làm được.
- Gom thời gian rời rạc thành những khối đủ dài cho việc quan trọng.
Lưu ý
Hiệu quả của người quản lý được đo bằng đóng góp, không phải bằng số giờ làm.
Đòn bẩy quản lý (Andy Grove)
Thời gian của người quản lý nên dùng vào việc có sức nhân lên cao nhất.
Đòn bẩy quản lý (Andy Grove)
Là gì
Andy Grove (sách High Output Management, 1983) cho rằng kết quả của người quản lý là kết quả của tổ chức họ phụ trách. Vì vậy, hoạt động có “đòn bẩy” cao như huấn luyện, chuẩn hóa quy trình và ra quyết định đáng được ưu tiên hơn việc tự tay làm.
Cách làm
- Liệt kê các hoạt động trong tuần của bạn.
- Đánh giá hoạt động nào làm tăng kết quả của nhiều người cùng lúc.
- Tăng thời gian cho hoạt động đòn bẩy cao, giao hoặc bỏ bớt hoạt động đòn bẩy thấp.
Lưu ý
Đòn bẩy cao không có nghĩa bỏ hẳn việc chuyên môn, nhưng nên là phần nhỏ hơn dần.
Dùng thời gian vào việc đáng làm
Dữ liệu CEO, họp 1-1 và cách ra quyết định nhanh.
Thời gian của CEO (Porter & Nohria)
Dữ liệu thật về cách các CEO dùng thời gian.
Thời gian của CEO (Porter & Nohria)
Là gì
Michael Porter và Nitin Nohria (bài đăng trên Harvard Business Review, 2018) theo dõi thời gian của 27 CEO các công ty lớn, mỗi người 13 tuần. Họ thấy phần lớn thời gian nằm trong các cuộc họp (khoảng 72%) và nhiều thời gian là phản ứng với yêu cầu của người khác.
Cách làm
- Đối chiếu cách dùng thời gian của bạn với các nhóm: họp, làm một mình, phản ứng.
- Xác định phần thời gian bạn thật sự chủ động.
- Đặt khối thời gian cố định cho việc ưu tiên và bảo vệ nó.
Lưu ý
Đây là mẫu CEO của các công ty lớn, không đại diện cho mọi người quản lý. Hãy dùng như điểm tham chiếu.
Họp 1-1 (Andy Grove)
Cuộc gặp định kỳ giữa quản lý và từng nhân viên.
Họp 1-1 (Andy Grove)
Là gì
Andy Grove coi họp 1-1 là cách chính để duy trì và làm sâu quan hệ với nhân viên. Đây là thời gian của nhân viên: họ nêu chủ đề, vướng mắc và nhận hỗ trợ. Một giờ gặp có thể ảnh hưởng đến công việc của họ trong nhiều tuần.
Cách làm
- Đặt lịch định kỳ, ví dụ hai tuần một lần, 30-60 phút.
- Để nhân viên chuẩn bị chủ đề và dẫn dắt.
- Ghi lại việc đã cam kết và xem lại ở buổi sau.
Lưu ý
Đừng biến họp 1-1 thành buổi báo cáo tiến độ. Tiến độ có thể xem qua tài liệu.
Quyết định Type 1 và Type 2 (Bezos)
Quyết định nhanh với việc dễ đảo ngược, cân nhắc kỹ với việc khó đảo ngược.
Quyết định Type 1 và Type 2 (Bezos)
Là gì
Trong thư gửi cổ đông Amazon năm 2015, Jeff Bezos phân biệt quyết định “một chiều” (Type 1, khó đảo ngược, cần cân nhắc kỹ) và quyết định “hai chiều” (Type 2, có thể thay đổi, nên quyết nhanh bởi người hoặc nhóm nhỏ có phán đoán tốt).
Cách làm
- Hỏi: nếu sai thì có quay lại dễ dàng được không?
- Nếu dễ quay lại, giao cho người phù hợp và quyết nhanh.
- Nếu khó quay lại, dành thời gian hỏi ý kiến và đánh giá rủi ro.
Lưu ý
Đừng để mọi quyết định đều bị đối xử như Type 1. Cẩn trọng quá mức làm chậm cả tổ chức.