Ủy quyền & phân công công việc
6 mô hình giúp người quản lý giao việc để cả nhóm chạy mà không phải ôm hết về mình. Bấm vào từng ô để lật và xem giải thích: là gì, cách làm, cần lưu ý gì.
Chọn mức giao phù hợp
Giao bao nhiêu quyền cho ai, và kiểm tra bao nhiêu là vừa.
7 mức ủy quyền (Appelo)
Ủy quyền không phải chỉ “giao hoặc không giao”, mà có nhiều mức.
7 mức ủy quyền (Appelo)
Là gì
Jurgen Appelo (sách Management 3.0, 2011) mô tả bảy mức ủy quyền, từ ít tới nhiều quyền tự quyết cho người nhận: Tell (bảo làm), Sell (thuyết phục), Consult (hỏi ý kiến rồi quyết), Agree (cùng thống nhất), Advise (đưa lời khuyên, họ quyết), Inquire (họ quyết rồi giải thích), Delegate (giao hẳn).
Cách làm
- Với mỗi quyết định hoặc việc, chọn mức bạn muốn giao.
- Nói rõ mức đó với người nhận để cả hai cùng hiểu.
- Khi người nhận đã quen, nâng dần lên mức cao hơn.
Lưu ý
Mức phù hợp phụ thuộc vào việc và người. Cùng một người có thể ở mức khác nhau với các việc khác nhau.
Lãnh đạo theo tình huống
Điều chỉnh cách chỉ dẫn theo mức sẵn sàng của người nhận việc.
Lãnh đạo theo tình huống
Là gì
Paul Hersey và Ken Blanchard (1969) cho rằng không có một phong cách lãnh đạo tốt nhất. Phong cách (chỉ đạo, thuyết phục, tham gia, ủy quyền) cần thay đổi theo năng lực và mức sẵn sàng của người nhận với việc cụ thể.
Cách làm
- Đánh giá năng lực và độ tự tin của người nhận với việc này.
- Chọn mức chỉ dẫn: nhiều hướng dẫn cho người mới, nhiều quyền cho người đã quen.
- Xem lại khi người đó tiến bộ hoặc khi việc thay đổi.
Lưu ý
Đánh giá theo từng việc chứ không theo cả con người. Một người giỏi việc này vẫn có thể mới với việc khác.
Độ chín nhiệm vụ (Andy Grove)
Mức kiểm tra phụ thuộc vào độ quen việc của người nhận.
Độ chín nhiệm vụ (Andy Grove)
Là gì
Andy Grove (sách High Output Management, 1983) dùng khái niệm “task-relevant maturity”: độ chín với một nhiệm vụ cụ thể của một người, tính bằng kinh nghiệm và năng lực với việc đó. Người có độ chín thấp cần kiểm tra và hướng dẫn nhiều, người có độ chín cao cần ít can thiệp.
Cách làm
- Đánh giá độ quen việc của người nhận với nhiệm vụ cụ thể.
- Việc quan trọng và gấp thì nên giao cho người có độ chín cao.
- Giảm dần mức kiểm tra khi họ chứng tỏ năng lực.
Lưu ý
Độ chín là của từng nhiệm vụ, không phải của chức danh hay thâm niên.
Giao rõ và giữ đúng vai
Giao theo kết quả, tránh nhận lại việc và phân vai rõ.
Ủy quyền theo kết quả (Covey)
Giao kết quả và ranh giới, để người nhận chọn cách làm.
Ủy quyền theo kết quả (Covey)
Là gì
Stephen Covey (The 7 Habits of Highly Effective People, 1989) phân biệt “ủy quyền chạy việc” (chỉ định từng việc cần làm) với “ủy quyền theo kết quả” (stewardship): thống nhất kết quả mong muốn, ranh giới, nguồn lực, cách đánh giá và hậu quả, rồi để người nhận chọn cách làm.
Cách làm
- Thống nhất kết quả mong muốn và hạn.
- Nêu ranh giới, nguồn lực có thể dùng và quyền quyết định.
- Thống nhất cách đánh giá và khi nào kiểm tra.
Lưu ý
Ủy quyền theo kết quả chỉ hiệu quả khi người nhận có đủ năng lực và nguồn lực, nếu không cần hỗ trợ thêm.
Con khỉ trên lưng (Oncken & Wass)
Tránh để việc của nhân viên quay về vai người quản lý.
Con khỉ trên lưng (Oncken & Wass)
Là gì
William Oncken và Donald Wass (bài trên Harvard Business Review, 1974) dùng hình ảnh “con khỉ” cho việc cần xử lý tiếp. Khi nhân viên mang vấn đề tới và quản lý nói “để tôi nghĩ rồi báo lại”, con khỉ đã nhảy từ vai nhân viên sang vai quản lý.
Cách làm
- Khi nhân viên mang vấn đề tới, hỏi họ đã thử gì và đề xuất gì.
- Cùng chốt bước tiếp theo, để nhân viên giữ việc.
- Hẹn thời điểm họ báo lại.
Lưu ý
Giúp đỡ vẫn cần thiết. Điều quan trọng là xác định rõ ai đang giữ việc sau cuộc trao đổi.
Bảng phân vai RACI
Rõ ai thực hiện, ai chịu trách nhiệm, ai được hỏi, ai chỉ cần biết.
Bảng phân vai RACI
Là gì
RACI là kỹ thuật quản lý dự án gồm bốn vai: Responsible (người thực hiện), Accountable (người chịu trách nhiệm cuối cùng), Consulted (người được hỏi ý kiến) và Informed (người được thông báo). Mỗi đầu việc nên có đúng một người Accountable.
Cách làm
- Liệt kê các đầu việc chính.
- Gán vai R, A, C, I cho từng người ở mỗi đầu việc.
- Kiểm tra mỗi đầu việc chỉ có một người A và có ít nhất một người R.
Lưu ý
Đừng làm bảng quá phức tạp. Mục tiêu là ai cũng biết vai của mình, không phải thêm thủ tục.