Xác định mục tiêu & ưu tiên công việc
6 phương pháp giúp bạn chọn việc nào làm trước và đặt mục tiêu đo được. Bấm vào từng ô để lật và xem giải thích: là gì, cách làm, cần lưu ý gì.
Chọn việc nào làm trước
Ba cách sắp thứ tự ưu tiên khi việc nhiều hơn thời gian.
Ma trận Eisenhower
Phân việc theo hai trục: gấp và quan trọng.
Ma trận Eisenhower
Là gì
Năm 1954, Dwight D. Eisenhower (sau là Tổng thống Hoa Kỳ) trích lời một hiệu trưởng đại học rằng việc gấp thì thường không quan trọng, còn việc quan trọng thì hiếm khi gấp. Stephen Covey đưa ý này thành ma trận bốn ô trong sách The 7 Habits of Highly Effective People (1989).
Cách làm
- Kẻ bốn ô: quan trọng và gấp, quan trọng nhưng chưa gấp, gấp nhưng ít quan trọng, không gấp không quan trọng.
- Xếp từng việc vào một ô.
- Làm ngay ô một, đặt lịch cho ô hai, giao hoặc rút gọn ô ba, bỏ ô bốn.
Lưu ý
Ô “quan trọng nhưng chưa gấp” dễ bị bỏ quên nhất. Hãy đặt lịch trước cho nó.
Quy tắc 80/20 (Pareto)
Một phần nhỏ nguyên nhân thường tạo ra phần lớn kết quả.
Quy tắc 80/20 (Pareto)
Là gì
Vilfredo Pareto quan sát cuối thế kỷ 19 rằng phần lớn đất đai ở Ý thuộc về một nhóm nhỏ chủ sở hữu. Joseph Juran sau này phổ biến thành “số ít quan trọng, số nhiều tầm thường”. Quy tắc 80/20 là cách nói gọn của xu hướng này.
Cách làm
- Liệt kê việc, khách hàng hoặc lỗi của bạn kèm kết quả: doanh thu, số khiếu nại, thời gian.
- Tìm nhóm nhỏ tạo ra phần lớn kết quả.
- Dành thời gian tốt nhất cho nhóm đó.
Lưu ý
80/20 là mẫu thường gặp, không phải con số cố định, và không dùng để bỏ những việc bắt buộc.
Phương pháp ABCDE (Brian Tracy)
Xếp danh sách việc theo mức hậu quả nếu không làm.
Phương pháp ABCDE (Brian Tracy)
Là gì
Brian Tracy phổ biến cách đánh nhãn mỗi việc trong danh sách bằng một chữ cái: A (phải làm, hậu quả nặng), B (nên làm, hậu quả nhẹ), C (làm cũng được), D (giao cho người khác), E (loại bỏ).
Cách làm
- Đánh nhãn A đến E cho từng việc.
- Trong nhóm A, đánh số A1, A2, A3 theo thứ tự làm.
- Làm hết việc A trước khi sang B. Giao việc D và bỏ việc E.
Lưu ý
Đừng để nhóm A quá dài. Nếu hơn vài việc thì cần xem lại có thật sự việc nào cũng “phải làm”.
Đặt mục tiêu và phạm vi
Ba cách viết mục tiêu rõ ràng và chốt phạm vi công việc.
Mục tiêu SMART
Viết mục tiêu cụ thể, đo được, có hạn và có người chịu trách nhiệm.
Mục tiêu SMART
Là gì
George T. Doran (1981, tạp chí Management Review) đề xuất cách viết mục tiêu theo các tiêu chí S-M-A-R-T: cụ thể, đo được, giao được cho người chịu trách nhiệm, thực tế, có thời hạn. Ý nghĩa của từng chữ cái có khác nhau giữa các phiên bản.
Cách làm
- Viết kết quả bạn muốn đạt một cách cụ thể.
- Gắn con số để đo và một hạn chót.
- Kiểm tra: ai chịu trách nhiệm, có khả thi không, có liên quan đến ưu tiên lớn hơn không.
Lưu ý
Đừng biến SMART thành thủ tục. Mục tiêu vẫn cần có ý nghĩa với người thực hiện.
OKR (Mục tiêu và kết quả then chốt)
Một mục tiêu truyền cảm hứng đi kèm vài kết quả đo được.
OKR (Mục tiêu và kết quả then chốt)
Là gì
Andy Grove phát triển cách quản trị này tại Intel, và John Doerr đưa vào Google (1999) rồi phổ biến qua sách Measure What Matters (2018). Mỗi Objective (mục tiêu) đi kèm vài Key Results (kết quả then chốt) có thể đo được.
Cách làm
- Chọn vài Objective cho một kỳ (thường là một quý).
- Gắn cho mỗi Objective vài Key Results đo được.
- Check-in ngắn hằng tuần và đánh giá cuối kỳ.
Lưu ý
OKR hợp với mục tiêu của đội hơn là danh sách việc cá nhân. Nên ít mục tiêu và tập trung.
MoSCoW
Phân yêu cầu thành bắt buộc, nên có, có thì tốt và lần này không làm.
MoSCoW
Là gì
Dai Clegg đưa ra kỹ thuật MoSCoW năm 1994 trong phương pháp phát triển dự án DSDM. Bốn nhóm: Must have (bắt buộc), Should have (nên có), Could have (có thì tốt), Won’t have this time (lần này không làm).
Cách làm
- Liệt kê các yêu cầu hoặc việc của dự án.
- Cùng các bên phân vào bốn nhóm.
- Chốt rõ nhóm “lần này không làm” để tránh phình phạm vi.
Lưu ý
Nhóm Must nên vừa đủ để dự án thành công. Nếu quá dài thì phạm vi chưa được chọn lọc.