Phần lớn hiểu lầm trong công việc không đến từ ý xấu mà từ cách nói và cách nghe. Người nói nghĩ mình đã rõ, người nghe hiểu một nghĩa khác, và không ai kiểm tra lại. Bài này gợi ý ba kỹ năng nền tảng: nói rõ, nghe thật, và phản hồi đúng cách.
1. Góc nhìn của bạn: ba kỹ năng nền tảng
Nói rõ
- Nêu kết luận trước: “Anh cần em hoàn thành báo cáo trước thứ Năm” rồi mới giải thích lý do.
- Dùng câu ngắn, ví dụ cụ thể: tránh những từ mơ hồ như “sớm”, “tốt”, “nhanh”.
- Kiểm tra lại: “Em hiểu việc này thế nào?” thay vì “Em hiểu chưa?”, vì câu sau thường chỉ nhận được “Dạ hiểu”.
Nghe thật
- Để người kia nói hết trước khi bạn trả lời.
- Nhắc lại ý chính bằng lời của bạn: “Vậy anh hiểu là điều đang khiến em lo là…” Đây là cách xác nhận bạn đã hiểu.
- Chú ý cả những điều không nói ra: giọng điệu, sự ngập ngừng.
Phản hồi khi khó nói
Một khung đơn giản gồm bốn bước: sự việc (điều cụ thể đã xảy ra), tác động (nó ảnh hưởng thế nào), mong muốn (bạn muốn thay đổi điều gì), và lắng nghe (mời người kia chia sẻ góc nhìn). Ví dụ: “Báo cáo hôm qua nộp muộn hai tiếng, nên bên kế hoạch phải chờ. Anh mong lần sau em báo sớm nếu thấy có thể trễ. Em thấy có khó khăn gì không?”
2. Người của bạn: vì sao người tuyến đầu ngại lên tiếng
Nhiều quản lý thắc mắc vì sao nhân viên tuyến đầu ít khi báo vấn đề hoặc góp ý. Đây là những lý do thường gặp, để bạn quan sát và kiểm chứng trong tổ chức của mình:
- Sợ bị quy trách nhiệm: nói ra vấn đề dễ bị xem là làm sai.
- Khoảng cách vị trí: nhiều người ngại nói thẳng với cấp trên.
- Trải nghiệm cũ: từng góp ý nhưng không có gì thay đổi, hoặc bị nhắc nhở.
- Khác biệt cách nói: thế hệ, vùng miền hoặc trình độ có thể khiến cách diễn đạt khác nhau.
Bạn có thể bắt đầu bằng những việc nhỏ: hỏi bằng câu mở (“Anh/chị thấy điều gì có thể làm tốt hơn?”), cảm ơn khi ai đó báo vấn đề, và cho họ biết điều gì đã thay đổi sau góp ý. Khi người ta thấy lên tiếng có kết quả, họ sẽ nói nhiều hơn. Xem thêm bài về thấu hiểu người lao động.
3. Thử ngay trong tuần này
- Lần tới giao việc, hỏi lại “Em hiểu việc này thế nào?”.
- Dùng khung bốn bước cho một phản hồi bạn đang ngại nói.
- Hỏi một người ở tuyến đầu một câu mở, rồi lắng nghe mà không giải thích.
Nhận một nội dung ngắn mỗi tuần từ Tư Duy Tích Cực
Đăng ký thành viên để nhận mỗi tuần một nội dung ngắn về công việc, gia đình, sức khỏe và cách hiểu người cùng làm việc với mình. Tài liệu tải về sẽ được gửi cho thành viên khi có.
Tư Duy Tích Cực được đồng hành bởi Giải Pháp Tinh Hoa.
Bài viết liên quan
Các bài viết liên quan sẽ được cập nhật tại đây.