Kỹ thuật tập trung & làm việc sâu
5 phương pháp và nguyên tắc cốt lõi giúp bạn giữ tập trung và làm việc sâu hơn. Bấm vào từng ô để lật và xem giải thích: là gì, cách làm, cần lưu ý gì.
Phương pháp làm việc
Ba cách tổ chức thời gian để dồn sức vào việc quan trọng.
Pomodoro
Làm việc theo từng phiên ngắn có hẹn giờ, xen kẽ những quãng nghỉ ngắn.
Pomodoro
Là gì
Phương pháp do Francesco Cirillo đặt ra vào cuối thập niên 1980, lấy tên từ chiếc đồng hồ bấm giờ hình quả cà chua (“pomodoro” trong tiếng Ý).
Cách làm
- Chọn một việc và hẹn giờ 25 phút.
- Làm liên tục đến khi chuông reo, không chuyển sang việc khác.
- Nghỉ 5 phút. Sau 4 phiên thì nghỉ dài hơn, khoảng 15-30 phút.
Lưu ý
Việc nảy ra giữa chừng thì ghi lại để xử lý sau. Mốc 25/5 phút chỉ là gợi ý, bạn có thể chỉnh theo tính chất công việc.
Deep Work (làm việc sâu)
Dồn toàn bộ trí lực vào việc khó, trong khoảng thời gian không bị ngắt quãng.
Deep Work (làm việc sâu)
Là gì
Khái niệm của Cal Newport (sách Deep Work, 2016): làm những việc đòi hỏi trí tuệ trong trạng thái tập trung hoàn toàn, không xao nhãng. Đối lập là “làm việc nông”, như trả lời tin nhắn hay họp lặt vặt.
Cách làm
- Chọn một khung giờ cố định mỗi ngày (nhiều người bắt đầu với 60-90 phút).
- Xác định một việc cụ thể cần xong trong khung giờ đó.
- Tắt thông báo và báo đồng nghiệp rằng bạn đang làm việc sâu.
Lưu ý
Làm việc sâu rất tốn sức, đa số chỉ duy trì được vài giờ mỗi ngày. Hãy tăng dần thay vì ép cả ngày.
Eat the Frog (ăn con ếch)
Làm việc khó và quan trọng nhất trước tiên, khi đầu óc còn tươi.
Eat the Frog (ăn con ếch)
Là gì
Cách ví von: nếu phải ăn một con ếch sống thì nên ăn ngay buổi sáng. Brian Tracy phổ biến ý này trong sách Eat That Frog! (2001); câu nói gốc thường được gán cho Mark Twain.
Cách làm
- Tối hôm trước, chọn một việc quan trọng nhất của ngày mai (con “ếch”).
- Sáng hôm sau làm ngay, trước khi mở email hay chat.
- Xong rồi mới xử lý những việc nhẹ hơn.
Lưu ý
Nếu có hai việc khó, làm việc khó hơn trước. Mỗi ngày chỉ nên có một đến hai “con ếch”.
Giữ sự tập trung
Hai nguyên tắc giúp bạn không bị kéo ra khỏi việc đang làm.
Giảm đa nhiệm
Làm từng việc một thay vì nhảy qua lại giữa nhiều việc cùng lúc.
Giảm đa nhiệm
Là gì
Mỗi lần chuyển việc (ví dụ trả lời tin nhắn khi đang soạn báo cáo), não phải “chuyển ngữ cảnh”. Các nghiên cứu về chuyển đổi tác vụ cho thấy việc này tốn thêm thời gian và dễ sai hơn so với làm lần lượt.
Cách làm
- Làm từng việc một đến khi xong hoặc đến điểm dừng rõ ràng.
- Gom việc cùng loại làm một lượt (trả lời email, gọi điện, duyệt chứng từ).
- Việc nảy ra thì ghi vào danh sách, xử lý sau.
Lưu ý
Việc máy móc, quen tay có thể làm kèm nhau, nhưng hai việc cùng đòi hỏi suy nghĩ thì không nên làm song song.
Chống xao nhãng
Giảm những thứ kéo bạn ra khỏi việc đang làm, từ bên ngoài lẫn bên trong.
Chống xao nhãng
Là gì
Xao nhãng đến từ bên ngoài (thông báo, tiếng ồn, người ghé bàn) và từ bên trong (chán, căng thẳng, né việc khó). Theo Nir Eyal (sách Indistractable, 2019), nguyên nhân gốc thường là sự khó chịu bên trong, nên cần xử lý cả hai phía.
Cách làm
- Tắt thông báo, cất điện thoại khỏi tầm tay, đóng các tab không cần.
- Dùng tai nghe chống ồn hoặc nhạc không lời, hoặc đổi chỗ ngồi.
- Khi muốn bỏ việc để lướt điện thoại, dừng vài chục giây, gọi tên cảm giác (chán? ngại?) rồi làm tiếp.
Lưu ý
Hãy thiết kế môi trường làm việc trước, đừng chỉ dựa vào ý chí.