Làm việc căng thẳng : áp lực và an toàn
6 nguyên tắc giúp người đi làm, quản lý và HR nhận ra áp lực ảnh hưởng đến an toàn như thế nào và xử lý đúng cách. Bấm vào từng ô để lật và xem giải thích: là gì, cách làm, cần lưu ý gì.
Căng thẳng và an toàn
Áp lực ảnh hưởng đến tập trung và công việc như thế nào.
Căng thẳng làm giảm tập trung
Đầu óc quá tải thì sai sót và rủi ro tai nạn tăng lên.
Căng thẳng làm giảm tập trung
Là gì
Khi áp lực công việc hoặc chuyện riêng chiếm hết tâm trí, người làm dễ xao nhãng, bỏ sót bước, phản ứng chậm. Ở nhà máy, điều này có thể thành tai nạn. Ở văn phòng, nó thành sai số liệu và quyết định vội.
Cách làm
- Nhận ra dấu hiệu mất tập trung ở bản thân và đồng nghiệp (hay quên, vội vàng, cáu gắt).
- Nói sớm với tổ trưởng hoặc quản lý để điều chỉnh việc trong ngày.
- Tạm chuyển khỏi vị trí nguy hiểm hoặc nhờ người soát lại khi cần.
Lưu ý
Không cần kể chi tiết chuyện riêng. Chỉ cần nói đủ để được sắp xếp công việc phù hợp.
Yêu cầu công việc và quyền chủ động
Việc đòi hỏi cao mà ít quyền quyết định là tổ hợp gây căng thẳng nhất.
Yêu cầu công việc và quyền chủ động
Là gì
Mô hình yêu cầu công việc - quyền chủ động (job demand-control) do Robert Karasek đề xuất năm 1979. Mô hình cho rằng căng thẳng không chỉ do việc nhiều, mà còn do mức độ người làm được quyết định cách làm. Việc đòi hỏi cao kèm ít quyền chủ động gây căng thẳng cao.
Cách làm
- Xem lại khối lượng và tốc độ mà công việc đang đòi hỏi.
- Tăng quyền chủ động trong phạm vi an toàn: được dừng máy khi nghi ngờ, góp ý cách làm.
- Cho người làm tham gia sắp xếp thứ tự việc, ca kíp khi có thể.
Lưu ý
Đây là mô hình tham khảo để hiểu áp lực. Mỗi công việc và mỗi người có hoàn cảnh riêng.
Nguồn áp lực
Từ chỉ tiêu, quá tải đến kiệt sức.
Áp lực chỉ tiêu và quá tải
Chỉ tiêu không kèm giới hạn an toàn khiến người ta bỏ qua quy trình.
Áp lực chỉ tiêu và quá tải
Là gì
Khi sản lượng hay deadline được đặt quá gắt, người làm dễ rút gọn quy trình, tắt thiết bị bảo vệ hoặc làm vội để kịp. Ở văn phòng, áp lực dồn vào cuối tháng, cuối quý cũng khiến sai sót tăng. Quá tải kéo dài thường là vấn đề của cách tổ chức việc.
Cách làm
- Nói rõ nguyên tắc an toàn đứng trước sản lượng và hạn chót.
- Rà soát chỉ tiêu có thực tế không, phân việc và bổ sung người khi cần.
- Kiểm tra hiện trường để phát hiện việc bỏ bước, tắt thiết bị bảo vệ.
Lưu ý
Động viên “cố thêm chút nữa” không thay thế việc giải quyết khối lượng quá tải.
Căng thẳng kéo dài và kiệt sức
Mệt mỏi kéo dài, thờ ơ và mất hứng thú là tín hiệu cần quan tâm.
Căng thẳng kéo dài và kiệt sức
Là gì
Kiệt sức (burnout) là trạng thái cạn năng lượng do căng thẳng công việc kéo dài, thường đi kèm thờ ơ với việc đang làm và cảm giác làm gì cũng kém hiệu quả. Ở mức khái niệm, đây là dấu hiệu để quan tâm sớm, không phải để chẩn đoán.
Cách làm
- Chú ý thay đổi kéo dài: uể oải, cáu gắt, né tránh công việc.
- Hỏi han riêng, xem lại khối lượng, tạo thời gian nghỉ phục hồi hợp lý.
- Nếu tình trạng kéo dài, khuyến khích gặp chuyên gia phù hợp.
Lưu ý
Người xung quanh không chẩn đoán. Việc đánh giá thuộc về chuyên gia có chuyên môn.
Vai trò và văn hóa
Quản lý, HR và môi trường dám nói.
Vai trò của quản đốc, tổ trưởng và HR
Quản lý là người phát hiện sớm và điều chỉnh công việc.
Vai trò của quản đốc, tổ trưởng và HR
Là gì
Quản đốc, tổ trưởng và HR thường là người đầu tiên thấy dấu hiệu quá tải. Việc họ làm được là họp 1-1 đều đặn, phân việc hợp lý, điều chuyển tạm khỏi vị trí nguy hiểm khi cần, mở kênh phản hồi và giữ kín thông tin cá nhân.
Cách làm
- Họp 1-1 ngắn đều đặn, hỏi về khối lượng và khó khăn.
- Điều chỉnh việc hoặc vị trí tạm thời khi thấy dấu hiệu mất tập trung.
- Xử lý nghiêm túc phản ánh về bắt nạt, quấy rối, quát mắng thiếu tôn trọng.
Lưu ý
Gặp riêng, không nêu tên trước đám đông. Thông tin cá nhân chỉ chia sẻ khi thật cần thiết.
An toàn tâm lý và hỗ trợ đều đặn
Người ta chỉ dám báo quá tải và “suýt xảy ra” khi không sợ bị trách.
An toàn tâm lý và hỗ trợ đều đặn
Là gì
An toàn tâm lý là cảm giác có thể nói ra khó khăn, sai sót hay mối nguy mà không sợ bị chê trách hoặc trả đũa. Nó giúp công ty biết sớm vấn đề. Hỗ trợ tinh thần cũng cần đều đặn, không chỉ là một sự kiện đơn lẻ.
Cách làm
- Cảm ơn người báo và tập trung sửa nguyên nhân, không quy lỗi cá nhân.
- Báo lại cho người báo biết đã xử lý gì.
- Duy trì hoạt động đều: chia sẻ ngắn đầu ca, kênh phản hồi, hỗ trợ khi cần.
Lưu ý
Hỗ trợ tinh thần đi cùng việc giảm nguyên nhân gây căng thẳng, không thay thế nó.