Nhiều người quản lý cảm thấy mình không bao giờ đủ thời gian. Lịch họp dày, tin nhắn liên tục, việc phát sinh. Cách nhìn thường gặp là “cần thêm giờ”. Một cách khác hiệu quả hơn là quản lý năng lượng: dành những khung giờ tỉnh táo nhất cho những việc quan trọng nhất.
1. Góc nhìn của bạn: xây khung giờ làm sâu
Bước 1: nhận biết giờ tỉnh táo của bạn
Trong một tuần, ghi chú lại khoảng thời gian nào trong ngày bạn tập trung tốt nhất. Có người tốt nhất vào sáng sớm, có người vào chiều muộn. Đây là khung giờ quý nhất của bạn.
Bước 2: dành khung giờ đó cho việc quan trọng
Chọn một khoảng 90-120 phút mỗi ngày và bảo vệ nó. Thông báo với đội rằng trong khoảng này bạn không nhận họp hoặc tin nhắn không gấp. Dùng khung giờ này để làm việc cần suy nghĩ sâu: lập kế hoạch, viết, phân tích, ra quyết định.
Bước 3: gom việc nhỏ lại
Trả lời email, phê duyệt, tin nhắn: gom lại xử lý vào hai đến ba khung cố định trong ngày thay vì xử lý ngay mỗi khi có thông báo. Mỗi lần bị ngắt quãng, đầu óc cần thời gian để quay lại trạng thái tập trung.
Bước 4: chọn 3 việc quan trọng mỗi ngày
Mỗi sáng ghi ra ba việc nếu chỉ làm được ba việc thì hôm nay được coi là tốt. Những việc còn lại là phần thêm.
Bước 5: giữ ranh giới giờ nghỉ
Nghỉ cũng là một phần của hiệu quả. Đặt giờ kết thúc làm việc, và tránh mở email công việc trong bữa tối hoặc trước khi ngủ. Nếu bạn có đội, cách bạn giữ ranh giới cũng cho họ thấy họ được phép làm tương tự.
2. Người của bạn: vì sao người tuyến đầu khó tự chủ thời gian
Lời khuyên “chặn giờ làm sâu” nghe hợp lý với người có lịch linh hoạt. Nhưng với người ở tuyến đầu, thời gian thường không nằm trong tay họ. Đây là những tình huống thường gặp:
- Lịch ca cố định hoặc thay đổi đột xuất: họ khó lên kế hoạch cho việc riêng.
- Tăng ca theo yêu cầu sản xuất: giờ về không chắc chắn, ảnh hưởng đến đón con, ăn tối cùng gia đình.
- Di chuyển xa: một phần đáng kể trong ngày dành cho đi lại.
- Giờ nghỉ ngắn: ăn và nghỉ trong thời gian rất hạn chế.
Là quản lý, những gì nằm trong tay bạn có thể là: thông báo lịch ca và kế hoạch tăng ca sớm nhất có thể, giữ ổn định lịch khi không cần thay đổi, và tôn trọng giờ nghỉ. Mỗi điều nhỏ này giúp họ lấy lại một phần quyền chủ động với thời gian của mình.
3. Thử ngay trong tuần này
- Xác định khung giờ tỉnh táo nhất của bạn và chặn 90 phút mỗi ngày trong lịch.
- Gom việc nhỏ vào hai khung cố định mỗi ngày.
- Nếu bạn xếp lịch cho đội, xem có thể báo sớm hơn một ngày không.
Nhận một nội dung ngắn mỗi tuần từ Tư Duy Tích Cực
Đăng ký thành viên để nhận mỗi tuần một nội dung ngắn về công việc, gia đình, sức khỏe và cách hiểu người cùng làm việc với mình. Tài liệu tải về sẽ được gửi cho thành viên khi có.
Tư Duy Tích Cực được đồng hành bởi Giải Pháp Tinh Hoa.
Bài viết liên quan
Các bài viết liên quan sẽ được cập nhật tại đây.